PALU,netiz.id — Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusaka) Sulawesi Tengah terus memperkuat sistem informasi dan akuntabilitas kinerja melalui pembenahan manajemen arsip di lingkungan instansi pemerintah.
Langkah tersebut diwujudkan melalui agenda intensif Tim 1 Pendampingan dan Pembinaan Kearsipan yang digelar pada Kamis (02/04/26). Kegiatan ini bertujuan memastikan tata kelola dokumen berjalan sesuai regulasi nasional sekaligus mendorong terciptanya administrasi yang tertib, efektif, dan akuntabel.
Tim yang dipimpin Dra. Hanna Rondonuwu bersama Sri Rahayu, Pratiwi Abd. Makki, Sriyanti, Budi Salama, dan Denny Ladjaru memulai kegiatan dengan melakukan peninjauan menyeluruh terhadap sistem penataan arsip di instansi.
Hanna Rondonuwu mengatakan pada hari pertama, tim memfokuskan perhatian pada efektivitas pengelolaan arsip dan tingkat kepatuhan terhadap standar operasional prosedur yang berlaku.
“Hasil observasi menunjukkan sebagian besar dokumen telah tertata dengan baik. Namun, tim masih menemukan arsip inaktif periode 2018 hingga 2022 tersimpan di filing cabinet dan lemari penyimpanan umum,” ucapnya.
Lanjutnya, Kondisi tersebut dinilai berpotensi menghambat akses data dan belum memenuhi standar pemeliharaan arsip jangka panjang. Jika tidak segera ditata ulang, risiko kerusakan dokumen dan lambatnya proses pencarian data dapat meningkat.
Memasuki hari kedua, kata dia, pembinaan diarahkan pada peningkatan kapasitas teknis pengelola arsip. Tim memberikan pendampingan langsung mengenai tata cara pemilahan dokumen berdasarkan tahun serta kode klasifikasi arsip.
“Selain itu, arsip yang telah dipilah diarahkan untuk dialihmediakan ke dalam boks penyimpanan standar guna menjaga keamanan fisik dokumen dari kerusakan, kehilangan, maupun penumpukan yang tidak terkontrol,” ujarnya.
Seluruh proses pembinaan mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Melalui langkah ini, Dispusaka berharap tata kelola arsip di lingkungan pemerintah semakin tertib, profesional, dan mampu mendukung transparansi serta pertanggungjawaban publik. (KB/*)
